Office Coördinator

In deze rol ben je verantwoordelijk voor: 

Evenementenorganisatie: 
Je bent verantwoordelijk voor de praktische organisatie van verschillende evenementen, zowel intern als extern. Beurzen, trainingen en internationale klantenbezoeken worden ook door jou in handen genomen in samenwerking met ons marketing team.

Hotel- en Travelmanagement: 
Je beheert op een efficiënte manier hotel- en reisarrangementen van zowel medewerkers als van klanten, waarbij je nauwlettend toezicht houdt op de administratieve aspecten. Er kunnen af en toe wel wijzigingen plaatsvinden in de schema's van onze reizigers, maar jij kan dit eenvoudig opvangen en aanpassen. Dit gaat dan over het boeken van vluchten, accommodaties en vervoer.

Administratieve ondersteuning: 
Je ondersteunt de office manager bij diverse uitvoerende taken waaronder agendabeheer, documentbeheer en algemene kantoororganisatie. Je zorgt voor de verwerking van de inkomende telefoons en e-mails met een geschikte klantvriendelijkheid, gezien je het eerste aanspreekpunt bent van Basalte. Ook het warm onthalen van onze bezoekers op het hoofdkantoor is op jouw lijf geschreven.

Inkoopbeheer: 
Je voorziet een tijdige aankoop van benodigde materialen en onderhoudt goeie relaties met onze partners/leveranciers. Onderhandelingen schrikken jou niet af om tot de beste resultaten te komen.

We zijn voor elkaar gemaakt als je...

• bij voorkeur een aantal jaren ervaring hebt in een organisatorische en/of administratieve functie.
• in het bezit bent van een diploma in officemanagement of talen.
• uitblinkt in Nederlands, Engels en Frans. Kennis Duits is zeker een meerwaarde.
• uitstekende vaardigheden hebt in het gebruik van het MS Office 365-pakket, inclusief Word, Excel, Outlook en meer.
• graag resultaatsgericht, zelfstandig en proactief te werk gaat.

• Een marktconforme verloning aangevuld met extralegale voordelen zoals o.a. maaltijdcheques, ecocheques, hospitalisatieverzekering, woon-werkvergoeding en een collectieve bonus.
• Dit alles aangevuld met een flexibel verloningsplan waarin tal van leuke voordelen zijn opgenomen. Denk maar aan een fietslease of extra vakantiedagen!
• 32 vakantiedagen.
• Een splinternieuw kantoorgebouw, uitgerust met allerlei leuke snufjes zoals standing desks, een fruitautomaat, spuitwater uit de kraan en koffiemachines met tal van mogelijkheden.
• De nodige ondersteuning en opleiding die wordt voorzien.
• Een boeiende, gevarieerde job in een internationale omgeving in het Gentse.